Khái niệm 

Định khoản kế toán là cách chúng ta xác định ghi chép số tiền của một nghiệp vụ kế toán tài chính. Được phát sinh vào bên Nợ bên Có của các Tài khoản KT có liên quan. Có 2 loại định khoản đó là định khoản giản đơn và định khoản phức tạp.

Định khoản giản đơn là khi chúng ta định khoản mà chỉ liên quan tới 2 loại tài khoản KTTH. Còn định khoản phức tạp là khi chúng ta định khoản liên quan tới 3 tài khoản KTTH trở lên.

Nguyên tắc định khoản kế toán

– Xác định tài khoản ghi Nợ trước, ghi Có sau.

– Trong cùng một định khoản, tổng số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản. Phải bằng tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản.

– Một định khoản phức tạp có thể tách thành nhiều định khoản đơn. Nhưng không được gộp nhiều định khoản đơn thành định khoản phức tạp.

– Định khoản đơn là định khoản chỉ liên quan đến 2 Tài khoản. Một TK ghi Nợ đối ứng với 1 TK ghi có. 

– Định khoản phức tạp là định khoản Có liên quan ít nhất từ 3 tài khoản trở lên. Gồm các trường hợp sau:

+ Một tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.

+ Một tài khoản ghi Có đối ứng với nhiều tài khoản ghi Nợ.

+ Nhiều tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.

Nguyên tắc sử dụng các tài khoản kế toán

– TK loại 1;2;6;8 – mang tính chất TÀI SẢN. Phát sinh tăng ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có.

– TK loại: 3;4;5;7 – mang tính chất NGUỒN VỐN. Ngược lại, phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ.

– Nên thiết kế theo sơ đồ chữ T để dễ dàng ghi nhớ.

Lưu ý: Các TK đặc biệt: TK 214 – Hao mòn TSCĐ. Tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu: có kết cấu ngược với kết cấu chung. TK 214: tăng bên Có, giảm bên Nợ. Và TK 521: Tăng bên Nợ, giảm bên Có.

Quy trình định khoản cơ bản

Bước 1: Xác định đối tượng kế toán

– Cần xác định nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Những nghiệp vụ đó ảnh hưởng tới những đối tượng kế toán nào. 

Bước 2: Xác định tài khoản kế toán liên quan

– Xác định chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng.
– Tài khoản dùng cho đối tượng kế toán là tài khoản nào.

Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản

– Xác định loại tài khoản (tài khoản đầu mấy?).
– Xu hướng biến động của từng tài khoản (tăng hay giảm).

Bước 4: Định khoản

– Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có.
– Ghi số tiền tương ứng.

Ví dụ điển hình minh họa

Ví dụ: Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng: 100.000.000 đồng.

Bước 1: Xác định đối tượng kế toán
Xác định được 02 tài khoản kế toán:
– Tiền mặt.
– Tiền gửi ngân hàng.

Bước 2: Xác định tài khoản liên quan
– Chế độ kế toán đơn vị sử dụng: Thông tư 133/2016/TT-BTC.
– Tài khoản KT liên quan tới nghiệp vụ: Tài khoản Tiền mặt (tiền VNĐ): 1111 và Tiền gửi ngân hàng (tiền VNĐ): 1121.

Bước 3: Xu hướng biến động
– Tài khoản 1111: giảm 100.000.000 đồng
– Tài khoản 1121: tăng 100.000.000 đồng

Bước 4: Định khoản
Tài khoản 1121 tăng lên 100.000.000 đồng => Ghi Nợ tài khoản 1121, số tiền 100.000.000 đồng.
Tài khoản 1111 giảm đi 100.000.000 đồng => Ghi Có tài khoản 1111, số tiền 100.000.000 đồng.

Cuối cùng chúng ta có định khoản sau:

Nợ TK 1121: 100.000.000đ

Có TK 1111: 100.000.000đ

Một số lưu ý cần biết

– Xem lại sổ Nhật ký chung của doanh nghiệp các năm trước: 

Thông thường, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh qua các năm sẽ có nhiều nghiệp vụ giống nhau. Khi xem lại nhật ký chung, bạn sẽ biết nghiệp vụ đó được các KT viên trước định khoản vào tài khoản nào để làm theo như vậy.

– Tài khoản “lưỡng tính” 138, 338: 

Đối với những nghiệp vụ phát sinh lần đầu tiên xuất hiện trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu không biết sử dụng tài khoản nào, bạn hãy chọn tạm đưa vào các tài khoản có tính chất “lưỡng tính” như 138, 338. Và kế toán tổng hợp, kế toán trưởng sẽ cân nhắc xử lý nghiệp vụ phát sinh này cho phù hợp.

– Đọc kỹ chế độ kế toán của doanh nghiệp: 

Để đảm bảo định khoản KT chính xác, đạt chuẩn. Bạn cần đọc kỹ hướng dẫn chế độ kế toán trong doanh nghiệp để áp dụng, đối chiếu vào công việc. 

Kết luận: 

Vừa rồi là những chia sẻ của Bee Accounting về khái niệm, nguyên tắc và các lưu ý quan trọng khi định khoản. Mong đã giải đáp phần nào thắc mắc của bạn đọc.

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.