Kiểm kê hàng tồn kho định kì là việc cần làm đối với mọi cửa hàng bán lẻ. Nhưng kiểm kê hàng tồn kho là gì? Vì sao phải kiểm kê hàng tồn kho? Kiểm kê hàng tồn kho như thế nào?

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, so sánh và điều chỉnh sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa thực tế và số lượng được lưu trong sổ sách.

Vì sao phải kiểm kê hàng tồn kho?

Trong quá trình kinh doanh, bán hàng, khó có thể tránh khỏi việc nhầm lẫn hoặc thất thoát hàng hóa do nhiều lý do khác nhau (hỏng, trộm cắp, bán nhầm…). Vì vậy, chủ cửa hàng cần phải kiểm kê hàng hóa định kì. Mục đích là để điều chỉnh số lượng trong sổ sách cho khớp với thực tế, tìm ra nguyên nhân chênh lệch và đưa ra biện pháp giải quyết.

Các hình thức kiểm kê hàng tồn kho

Thông thường ta có 3 hình thức kiểm kê chính:

Kiểm kê khi phát hiện chênh lệch:

Chủ hoặc nhân viên cửa hàng điều chỉnh sổ sách ngay khi phát hiện sai sót, chênh lệch.

Kiểm kê theo nhóm hàng:

Kiểm kê một hoặc vài nhóm hàng trong cửa hàng. Cách này tốn ít thời gian nên ta có thể thực hiện thường xuyên (hàng ngày/ hàng tuần). Việc kiểm kê định kỳ này sẽ giúp dữ liệu về tồn kho của bạn luôn luôn sát với thực tế nhất.

Kiểm kê toàn bộ cửa hàng:

Kiểm kê toàn bộ mặt hàng trong cửa hàng. Cách này tốn rất nhiều thời gian, đối với cửa hàng lớn có thể mất đến vài ngày để hoàn thành. Chủ cửa hàng nên lên kế hoạch kiểm kê hàng quý hoặc hàng năm. Khi kiểm kê cần phải đóng toàn bộ cửa hàng. Mục đích là để tránh phát sinh tăng/giảm do bán hàng gây nhầm lẫn cho quá trình kiểm kê.  Nên xem xét, lên kế hoạch kiểm kê vào ngày nghĩ hoặc mùa ít khách để tránh việc mất doanh thu.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho bao gồm các bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Xuất dữ liệu sổ sách

Xuất toàn bộ dữ liệu tồn kho trong sổ sách hoặc phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho. Lập một danh sách bao gồm tên hàng hóa và số lượng theo sổ sách.

Bước 2: Kiểm tra chênh lệch

Đếm lại từng mặt hàng trong kho, so sánh số lượng tồn kho thực tế với tồn kho sổ sách, liệt kê số lượng chênh lệch của mỗi mặt hàng vào danh sách ở bước 1.

Bước 3: Điều chỉnh

Điều chỉnh lại số lượng trên sổ sách hoặc phần mềm bán hàng cho khớp với số lượng tồn kho thực tế.

Bước 4: Tìm nguyên nhân

Ngoài mục đích kiểm soát số lượng hàng tồn, chúng ta kiểm kê hàng tồn kho để kiểm tra những tổn thất (nếu có) trong cửa hàng đồng thời tìm ra nguyên nhân và phương án giải quyết cho tương lai.

Những điều cần lưu ý

Khi kiểm kê hàng tồn kho cần lưu ý những vấn đề quan trọng sau:

+ Chọn thời gian kiểm kê tổng thể vào mùa ít khách.

+ Tránh đếm nhầm hàng hóa.

+ Kiểm tra từng sản phẩm và ghi lại số liệu rõ ràng.

+ Đảm bảo dữ liệu trong sổ sách hoặc phần mềm bán hàng đã được cập nhật trước khi kiểm kê.

+ Cố gắng tìm ra những thất thoát bất thường.

+ Tìm giải pháp cho thất thoát.

+ Luôn nắm được lượng hàng tồn kho trong cửa hàng.

Phần mềm Kế toán và quản lý kho Bee Accounting là một trong những phần mềm giúp quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, đồng bộ với dữ liệu bán hàng theo thời gian thực, hạn chế thất thoát trong cửa hàng.