Xuất hóa đơn vận chuyển là một khâu quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa, đồng thời cũng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc thực hiện đúng quy định về xuất hóa đơn vận chuyển là một điều không hề đơn giản. Trong bài viết này của hóa đơn điện tử eHoaDon Online sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy định về xuất hóa đơn vận chuyển, nhằm giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy định cụ thể và đảm bảo tuân thủ pháp luật một cách nghiêm ngặt.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

(Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

2. Hóa đơn vận chuyển là gì?

Khi vận chuyển hàng hóa, phải xuất trình được các chứng từ, hóa đơn về nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá. Điều này có mục đích là phòng ngừa, ngăn chặn hành vi vận chuyển các loại hàng hóa trái pháp luật. 

Hóa đơn cước vận chuyển là hóa đơn nhằm ghi nhận thông tin hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định. Như vậy biết cách ghi hóa đơn cước vận chuyển để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa

Mặt khác hóa đơn cước vận chuyển được xem là hóa đơn tài chính. Vì vậy khi biết cách ghi hóa đơn cước vận chuyển, khách hàng hoàn toàn có thể sử dụng hóa đơn này để khai thuế GTGT. Có nghĩa là khách hàng doanh nghiệp sẽ được phép kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định pháp luật.

3. Quy định về xuất hóa đơn vận chuyển

Quý khách cần nắm rõ về các quy định để biết cách ghi hóa đơn cước vận chuyển đúng thủ tục theo quy định của nhà nước.

3.1 Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển

Theo quy định trong Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC và Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP,  thời điểm xuất hóa đơn là: “Thời điểm lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền”

3.2 Quy định về ngày tháng khi xuất hóa đơn vận chuyển

Ngày lập hóa đơn vận chuyển là khi chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng dịch vận chuyển cho người mua (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).

Nếu chành xe cung ứng dịch vụ vận tải thu tiền trước hoặc sau khi hoàn thành công việc thì ngày lập hóa đơn cước vận chuyển là ngày thu tiền/ khách hàng thanh toán cước phí.

3.3 Điều kiện xuất hóa đơn vận chuyển

Trường hợp cung ứng dịch vụ vận chuyển hàng hóa có cước phí từ 200.000 VNĐ trở lên/lần, nhưng người mua không lấy hóa đơn cước vận chuyển hoặc không cung cấp thông tin thì nhà xe vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ là “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp đầy đủ thông tin”.

Trường hợp hóa đơn cước vận chuyển có trị giá > 200.000 VNĐ, nhà xe bắt buộc phải xuất hóa đơn cước vận chuyển cho khách hàng. Nếu không có đầy đủ thông tin hoặc khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì phải ghi rõ ràng.

Tuy nhiên, khách hàng khi sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa thì nên yêu cầu nhà xe cung cấp hóa đơn và lưu giữ để có thể kiểm tra tình trạng vận chuyển hàng hóa. Đồng thời nó để làm căn cứ để tính mức thu chi, đòi đền bù thiệt hại trong trường hợp xảy ra vấn đề.

3.4 Cách ghi hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa

Mỗi đơn vị sẽ có những cách ghi hóa đơn cước vận chuyển theo quy định riêng. Tuy nhiên các mẫu hóa đơn phải có đầy đủ thông tin bao gồm: STT, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền… 

Ngoài các mục thông tin cần thiết trên thì một số quy chuẩn về cách ghi hóa đơn cước vận chuyển bạn cần lưu ý là:

a) Ngày cung cấp và ngày hoàn thành dịch vụ là cùng ngày thì được phép viết cùng 1 hóa đơn.

b) Nếu ngày cung cấp dịch vụ khác ngày hoàn thành thì dịch vụ cần được ghi trong những hóa đơn riêng để tránh nhầm lẫn.

Hy vọng bài viết của hóa đơn điện tử eHoaDon Online đã cung cấp thông tin chi tiết về quy định về xuất hóa đơn vận chuyển, nhằm giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy định cụ thể và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.