Hóa đơn điện tử nói chung và hóa đơn điện tử theo chuẩn thông tư 78/2021/TT-BTC, nghị định 123/2020/NĐ-CP nói riêng là một bước tiến dài trong việc quản lý đối với cơ quan quản lý thuế và đồng thời cũng tạo nên những lợi ích to lớn và thuận tiện cho các doanh chủ.

Bên cạnh đó thì những thắc mắc liên quan đến việc xử lý các lỗi liên quan đến hóa đơn điện tử cũng là những vấn đề cần được chia sẻ và lan tỏa nhằm giúp cho các việc phát hành và xử lý hóa đơn được suông sẻ hơn.

Nhiều bài viết hướng dẫn cho việc xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót đã được chia sẻ. Từ việc hướng dẫn xử lý cho mục đích Hủy, Thay thế, Điều chỉnh và cả việc hướng dẫn gửi Gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế cho các mục đích tương ứng đó.

Tuy nhiên trong những thắc mắc còn tồn tại được trung tâm hỗ trợ eHoaDon Online tiếp nhận gần đây có liên quan đến việc hiểu nhầm về bản chất và cách xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử.

Một câu hỏi thường hay đặt ra là: Khi có SAI SÓT đối với Hóa đơn điện tử thì nên làm gì? Gửi Thông báo sai sót với cơ quan thuế và Hủy nó đi hay là thực hiện Chỉnh sửa, và nếu chỉnh sửa thì chỉnh sửa ra sao?

Để trả lời cho câu hỏi này cần tập trung vào 2 chữ SAI SÓT và nhận diện đúng BẢN CHẤT của SAI SÓT

Loại sai sót 1: Sai sót do thông tin dữ liệu của hóa đơn điện tử không theo đúng quy chuẩn dữ liệu được quy định.

Trong trường hợp này, sau khi thông tin hóa đơn được gửi đến cơ quan thuế sẽ được kiểm tra và trả về báo lỗi.

Hình 1: Trạng thái hóa đơn là: "Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi!"

Hình 2: Click để xem chi tiết của "Thông tin lỗi"

Hình 3: Thông tin các trường dữ liệu hóa đơn có thể chứa lỗi 

Và đương nhiên bên cạnh thông báo lỗi đó là cơ quan thuế sẽ không chấp nhận cấp mã (đối với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

-> Trường hợp này thì việc cần làm không phải là Hủy hay Thông báo sai sót gì với cơ quan thuế mà là phải kiểm tra các thông tin mà bạn đã nhập trên hóa đơn xem có đúng chuẩn theo quy định hay chưa?

Thực hiện 2 bước sau để xử lý:

Bước 1: Hãy kiểm tra kỹ, tìm ra nơi dữ liệu chưa đúng quy chuẩn và chỉnh lại cho đúng. (Ví dụ:Dữ liệu có thể không đúng chuẩn do Mã Số Thuế của đơn vị mua hàng bị sai, bị thiếu, bị dư số ký tự, chứa khoảng trắng, ký tự đặc biệt hoặc không đúng chuẩn theo quy định (trường hợp khách hàng là công ty nước ngoài nên có Mã số thuế khá đặc biệt so với chuẩn quy định của Việt Nam) hoặc thông tin diễn giải hàng hóa do quá trình nhập hoặc copy và paste/dán vào có chứa ký tự đặc biệt)

Bước 2: Ký số lại hóa đơn đã được chỉnh lại nội dung đúng với quy chuẩn đó để gửi lên cơ quan thuế xin cấp mã.

Tham khảo chi tiết thông tin dữ liệu cần theo quy chuẩn tại: Phần II. ĐỊNH DẠNG THÀNH PHẦN CHỨA DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ. Mục II. Các thành phần dữ liệu áp dụng cho nghiệp vụ lập và gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Điểm 1) Định dạng chung của hóa đơn điện tử được đề cập tại trang 51-52 trong bộ tài liệu. 

Loại sai sót 2: Nội dung của hóa đơn bị sai nên làm sai lệch so với giá trị đúng hoặc mất đi giá trị sử dụng của hóa đơn.

Rõ ràng, trường hợp này hóa đơn có thông tin đúng quy chuẩn đã gửi đến cơ quan thuế nên được phê duyệt và cấp mã. Tuy nhiên phát hiện thấy nội dung thông tin không đúng.

-> Trường hợp này là trường hợp chúng ta cần thực hiện nghiệp vụ xử lý hóa đơn theo hướng Hủy/Thay thế/Điều chỉnh (tùy thuộc vào quyết định của bạn hoặc sự thỏa thuận của bạn và bên đơn vị mua hàng)

Nghiệp vụ xử lý theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế với Lý do và Mục đích cụ thể của việc thông báo sai sót: Hủy, Điều chỉnh, Thay thế, Giải trình

Xem hướng dẫn Gửi thông báo sai sót bằng cách click vào link này!

Bước 2: Thực hiện việc Phát hành Hóa đơn Mới, hoặc Hóa đơn Thay thế, Hóa đơn Điều chỉnh tương ứng với Mục đích đã được thông báo tại Bước 1 ở trên.

Xem hướng dẫn Hủy, điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo thông tư 78, nghị định 123 bằng cách click vào link này!

Các bạn cũng có thể xem tóm tắt các trường hợp cần xử lý khi phát hiện có sai sót đối với các hóa đơn điện tử đã được phát hành theo thông tư 78 dưới đây và lưu lại link bài viết này để có thể dễ dàng xem lại sau này nhé!

Lưu ý:

- Ngay sau khi bạn thực hiện Bước số 1 về việc Gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế thì bạn hoàn toàn có thể thực hiện ngay Bước 2 mà không cần phải chờ phản hồi của cơ quan thuế về Thông báo sai sót ở Bước 1 đó.

- Việc có lập biên bản sai sót hay không là do thỏa thuận của 2 bên mua và bán chứ không phải là yêu cầu bắt buộc của cơ quan thuế

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.