Điều cần lưu ý trước khi ký số tập tin

Một tập tin nào đó một khi đã ký số thì không thể thực hiện sửa đổi được nữa.

Chính vì vậy lời khuyên giá trị là bạn cần:

-> Sao chép/copy lại 1 bản trước khi thực hiện ký số với các file nói chung và MS Office nói riêng.

Một số lưu điều cần lưu ý riêng liên quan đến việc ký số với các file MS Office

Với những chữ ký số, hầu như các nhà cung cấp đều cho phép thực hiện ký số trên các file như: Word, Excel, Power Point.

1. Với file MS office, việc sửa đổi lại file và save lại thì không thể phục hồi lại file cũ có chữ ký số xác nhận nội dung cũ chưa được sửa đổi. Thực ra điều này cũng dễ hiểu, vì như đã đề cập ở trên về việc tập tin một khi đã ký số bạn sẽ không thể sửa đổi được gì nữa, và tập tin MS Office cũng không ngoại lệ.

-> bạn cần Save lại file trước khi thực hiện ký số với các file MS Office.

2. Đối với file MS Office, chữ ký số không thể hiện thông tin của chủ thể cụ thể như file PDF và chỉ hiện thị thông qua dấu hiệu trên thanh công cụ trạng thái của từng ứng dụng.

KÝ FILE MICROSOFT WORD, EXCEL

Để tạo chữ ký số trên các file Microsoft Word, Excel ta làm như sau:

Với Microsoft Word, Excel 2003

Nhấn chọn menu Tools \ Options

Chọn Tab Security, chọn nút Digital Signature

Trong cửa sổ Digital Signature, Chọn Add để Tạo chữ ký số lên file

Trong cửa sổ Select Certificate, Người sử dụng (NSD) hãy chọn chứng thư số của mình và nhấn OK

Tiếp theo, NSD hãy điền mã PIN của USB Token.

Sau khi ký thành công, cửa sổ Digital Signature thể hiện chữ ký số như sau:

Khi NSD đóng và mở lại file Word hay Excel 2003 sẽ có thông báo [Signed, unverified] như hình dưới, có ý nghĩa là văn bản đã ký.

Với Microsoft Word, Excel 2007

Nhấn chọn nút Office trên góc trái bên trên của chương trình soạn thảo Microsoft Word hay Excel, chọn Prepare > Add a Digital Signature

Cửa sổ Sign hiện ra như hình dưới cho phép NSD chọn chứng thư để ký. Ở đây, chương trình đã tự động chọn chứng thư như hình dưới.

Để chọn chứng thư khác để ký, NSD có thể nhấn vào Change để chọn.

Sau khi chọn xong chứng thư, NSD hãy chọn Sign để ký file.

chương trình soạn thảo sẽ yêu cầu NSD điền mã PIN của USB Token, có 2 cách điền mã PIN (gõ trực tiếp hoặc qua bàn phím ảo)

Sau khi ký thành công, chữ ký số trên file Word, Excel hiển thị như sau:

Khi tạo chữ ký số, văn bản không được phép chỉnh sửa nữa. Nếu muốn chỉnh sửa NSD buộc phải xóa chữ ký này đi. Để xóa, NSD chọn Remove Signature như hình dưới.

Chúc bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ eHoaDon Online và hệ sinh thái BizStore.