Trong quản lý kho hàng của các công ty, doanh nghiệp, việc kiểm tra hàng tồn kho được xem là một phần quan trọng không thể thiếu. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh cũng như định hướng phát triển tiếp theo của doanh nghiệp. Do đó, đòi hỏi người quản lý cần phải có kinh nghiệm và hiểu rõ về quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết hơn.

Vì sao cần phải thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho?

Sở dĩ cần thực hiện kiểm tra hàng tồn kho vì những lý do sau:

+ Nắm bắt được lượng sản phẩm hay các mã sản phẩm sắp quá hạn để có các biện pháp kinh doanh thích hợp.

+ Giảm chi phí lưu kho và chi phí nhân công. Giải phóng các không gian lưu trữ trong kho chứa.

+ Phát hiện ra các sai số giữa thực tế và sổ sách để điều chỉnh sự chênh lệch chính xác nhất.

+ Tối ưu hóa dòng vốn lưu động của doanh nghiệp vào các hoạt động khác.

Các phương án kiểm tra hàng tồn kho hiệu quả

Kiểm kê hàng tồn theo ngày, tuần, tháng

Đây là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, mang lại kết quả chính xác cao nhất. Các sản phẩm tồn kho được cập nhật liên tục giúp quản lý nắm bắt được và có các điều chỉnh phương án xả hàng thích hợp.

Tuy nhiên, phương pháp này tốn thời gian và chi phí nhân sự thực hiện. Bên cạnh đó, kế toán cũng tăng khối lượng xử lý công việc.

Kiểm kê hàng tồn định kỳ

Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm kiểm kê hàng hóa với số lượng lớn, mẫu mã đa dạng, nhiều chủng loại sản phẩm.

Việc kiểm kê này sẽ tiến hành theo thời gian định kỳ dự tính. Từ đó tiết kiệm nguồn nhân lực. Tuy nhiên, phương pháp này có nhiều hạn chế, không nắm bắt được chính xác số lượng hàng tồn kho dẫn đến các thất thoát.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết nhất

Dưới đây là các bước kiểm tra hàng tồn kho hiệu quả nhất:

Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết

Người quản lý phải lên kế hoạch chi tiết đồng thời phân công công việc cho những người có trách nhiệm để kiểm soát quy trình tốt hơn. Những người có trách nhiệm trong kiểm kê hàng tồn kho gồm: Quản lý kho, kế toán kho, thủ kho.

Sau đó, cần lên bảng kiểm kê hàng hóa gồm đầy đủ các danh mục như: Khu vực, tên hàng, mã hàng, số lượng thực tế số lượng báo cáo,…..

Bước 2: Tiến hành kiểm đếm

Thực hiện kiểm đếm hàng hóa theo khu vực đã được người quản lý phân công. Sau đó, so sánh số lượng hàng thực tế và được ghi trong sổ sách. Đồng thời, cập nhật các mã hàng sắp hết hạn sử dụng hoặc có số lượng tồn kho nhiều nhất.

Nếu có đủ nhân lực thì nên triển khai 2 người cùng kiểm kê một khu vực kho sau đó ghi số liệu độc lập để có tính chính xác cao nhất.

Bước 3: Báo cáo kết quả

Thực hiện so sánh kết quả kiểm đếm hàng hóa theo thực tế và kết quả ghi được trong sổ sách. Nếu có sai lệch cần báo cáo và giải trình. Sau đó cập nhật lại theo đúng số liệu kiểm tra thực tế.

Bước 4: Tìm nguyên nhân gây ra sự chênh lệch

Sau khi lập biên bản kiểm kê, nhân viên sẽ lưu bản cứng sau đó trình báo cáo bằng file mềm lên cấp quản lý. Các bên liên quan sẽ ký xác nhận để hoàn tất quy trình.

Trong trường hợp bị sai lệch, các bộ phận liên quan cần tìm hiểu nguyên nhân để cải thiện quy trình. Trường hợp hàng hóa thất thoát do mất cắp hay gian lận sẽ có biện pháp xử lý phù hợp.

Cách kiểm kê hàng tồn kho nhanh

Để kiểm tra hàng tồn kho nhanh chóng, hiệu quả, các bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau:

Áp dụng phương pháp kiểm kê

Hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được áp dụng nhiều nhất hiện nay gồm:

Kiểm kê hàng tồn thường xuyên

Mức độ thường xuyên có thể là hàng ngày, vài ngày hoặc hàng tuần. Mức độ này phù hợp cho những doanh nghiệp kinh doanh thiết bị máy móc, hàng hóa dễ nhận thấy.

Việc áp dụng cách kiểm tra này giúp doanh nghiệp luôn xác định được chính xác số lượng hàng. Chủ doanh nghiệp hạn chế được thất thoát, sai lệch.

Kiểm kê hàng tồn định kỳ

Kiểm kê hàng định kỳ theo từng tháng, quý hoặc năm tùy theo doanh nghiệp quy ước. Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp kinh doanh số lượng lớn, giá trị sản phẩm trung bình, sản phẩm nhiều, đa dạng chủng loại.

Việc kiểm tra hàng tồn kho theo định kỳ giúp tiết kiệm được thời gian và giảm bớt công việc cho kế toán.

Các gợi ý khác

+ Thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ ngắn để tránh bị bỏ sót.

+ Sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học để kiểm tra nhanh hơn.

+ Người chịu trách nhiệm cần có kế hoạch làm việc khoa học, theo quy trình.

Các sai lầm dễ mắc phải khi kiểm kê hàng tồn kho

Khi kiểm kê hàng tồn kho, các doanh nghiệp thường mắc phải sai lầm sau:

Không chuẩn bị không gian kho hàng trước

Nhiều doanh nghiệp không hiểu rằng việc sắp xếp lại không gian là cách tốt nhất để đón đợt nhập hàng mới. Từ đó dẫn đến việc mất thời gian xếp dỡ hàng hóa. Do đó, trước khi kiểm kê hàng tồn kho cần xem xét lại không gian kho, các sản phẩm có sắp xếp tiện cho việc kiểm kê hay không,….

Thiếu nhân sự

Đây cũng là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua. Nếu công ty không có đủ nhân sự thì có thể thuê dịch vụ bên ngoài. Việc thuê ngoài giúp tiết kiệm thời gian, người quản lý chỉ cần giám sát và đảm bảo nhân viên thuê thực hiện theo đúng quy trình.

Xác minh không có ngay từ đầu

Việc giám sát quá trình kiểm kê hàng tồn kho ngay từ đầu giúp quản lý nắm bắt được các lỗi từ đó có biện pháp phòng ngừa và giúp bạn tiết kiệm được thời gian và hạn chế sự thất thoát.

Không chuẩn bị tiêu hủy hàng tồn kho sẵn

Đây cũng là sai lầm nhiều người gặp phải khi triển khai quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Các hàng tồn kho có sẵn cần được duy chuyển và tiêu hủy. Điều này sẽ tạo chỗ trống để đón nhận đợt nhập hàng mới về kho.

Không giải quyết lỗi kiểm kê đúng lúc

Trong quá trình kiểm kê, nếu có lỗi xảy ra từ người kiểm kê hay sản phẩm thì cần giải quyết kịp thời. Ngay cả lỗi nhỏ cũng cần khắc phục tối ưu. Điều này tránh ảnh hưởng đến kết quả chung của cả quy trình.

Hy vọng những thông tin trong bài viết của chúng tôi đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Từ đó áp dụng hiệu quả vào doanh nghiệp để hạn chế tối đa thất thoát hàng hóa.