Hướng dẫn cách xác minh hóa đơn

Hướng dẫn cách xác minh hóa đơn điện tử

Tra cứu hóa đơn, hóa đơn điện tử theo đúng nguyên tắc là như thế nào? Kiểm tra hóa đơn điện tử để biết hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? Hãng cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online xin chia sẻ tới các bạn qua bài viết dưới đây.

Hiện nay khi phân loại theo mã xác thực thì có 2 loại hóa đơn điện tử bao gồm: Hóa đơn điện tử có mã xác thực và hóa đơn điện tử không có mã xác thực. Với mỗi loại hóa đơn này có những cách tra cứu khác nhau.
#1. Cách 1: Tra cứu hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Gồm các bước cơ bản sau:

Bước #1: Truy vấn vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế
Bước #2: Chọn mục tra cứu hóa đơn
Bước #3: Cập nhật thông tin của một hay nhiều hóa đơn cần tra cứu
Bước #4: Kiểm tra kết quả tra cứu được.

#2. Cách 2: ra cứu hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Gồm các bước cơ bản sau:
Bước #1: Truy vấn vào hệ thống cần tra cứu theo đường link của Tổng cục thuế
Bước #2: Điền thông tin của hóa đơn cần tra cứu
Bước #3: Kiểm tra kết quả tra cứu được.

Để tiện theo dõi bạn xem chi tiết những nội dung chính của bài viết dưới đây nhé.

#1. Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử

Nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

"1. Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.

2. Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.

3. Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.

4. Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định này có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.

5. Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động."

#2. Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế

Bước #1: Truy vấn vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế

Truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html.

Khi đó màn hình sẽ hiển thị như sau:

Bước #2: Chọn mục tra cứu hóa đơn

Chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai”/ Chọn “Hóa đơn”/ Chọn “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”. Chi tiết như sau:

Bước #3: Cập nhật thông tin một hóa đơn hay nhiều hóa đơn cần tra cứu

Nhập đầy đủ có trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.

Nếu chọn mục Tra cứu nhiều hóa đơn các bạn cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu để có thể import lên hệ thống.
Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, thì các bạn tích vào "Hóa đơn bưu chính viễn thông

Bước #4: Kiểm tra kết quả tra cứu

- Nếu kết quả trả về hiển thị đầy đủ cả 2 trường “Thông tin người bán hàng hóa, dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn” thì Hóa đơn điện tử đó là hợp lệ, hợp pháp.

- Nếu kết quả trả về thiếu một trong hai trường thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp.

Điều này có thể do bên bán chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được update lên cổng thông tin.

Trường hợp như vậy, các bạn thực hiện lần lượt như sau:

Liên hệ ngay bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên người bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được CQT chấp nhận.
Trường hợp khác, có thể do bạn đang mở qua trình duyệt Google chrome, Cococ,... các bạn vui lòng hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.

- Nếu trường hợp tra cứu hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của CQT, Cục thuế, Chi Cục Thuế:

Thông tin sẽ chỉ hiện thông tin của DN mua hóa đơn mà không có thông tin hóa đơn.
Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là Đúng, hợp pháp. Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.

#3. Tra cứu hóa đơn điện tử có mã xác thực

Bước #1: Truy vấn vào trang web xác minh hóa đơn

Truy cập trang web xác minh hóa đơn có mã xác thực của Tổng cục thuế tại https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit Hoặc trang web tra cứu hóa đơn điện tử http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

=> Chọn “Hóa đơn có mã xác thực” => Chọn “Xác minh hóa đơn”

Theo 2 cách trên, màn hình đều hiển thị như sau:

Bước #2: Điền thông tin của hóa đơn điện tử cần tra cứu

Nhập đầy đủ các chỉ tiêu: “Số HĐ xác thực” => “Mã xác thực” => “Mã kiểm tra”

=> Chọn “Tra cứu”

Bước #3: Kiểm tra kết quả tra cứu

- Hóa đơn hợp pháp, hợp lệ nếu chỉ tiêu “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về là một trong các trường hợp sau:

Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và không bị thay đổi
Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số ...
Là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số ...
Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số ...

- Hóa đơn sẽ không có giá trị pháp lý nếu chỉ tiêu “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về là một trong các trường hợp sau:

Hóa đơn bị xóa bỏ bởi hóa đơn xác thực số ... ngày….
Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số ... ngày....
Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số ....

Theo quy định, khi xóa bỏ hoặc thay thế hóa đơn thì bên bán và bên mua cần có văn bản thỏa thuận. Nếu bên mua không được thông báo trước thì có quyền yêu cầu bên bán giải thích và cung cấp thông tin.

#3. Tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường

Việc tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường đã được quy định rõ ràng tại Điều 29 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

"1. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.

2. Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn, nếu:

a) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa có chứng từ giấy (bản sao bằng giấy không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán hàng hóa) chuyển từ hóa đơn điện tử thì xuất trình chứng từ giấy chuyển cho cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử (tại đầu mối đăng ký với Tổng cục Thuế) để phục vụ công tác kiểm tra để xử lý theo quy định;

b) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp."

#4. Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

Hỏi: Có thể tra cứu được nhiều hóa đơn điện tử một lần được không?

Trả lời: Có bạn nhé. Mình đã hướng dẫn chi tiết tra cứu hóa đơn điện tử cho nhiều hóa đơn bạn có thể xem ngay tại bài viết này ở phía trên nhé.

Hỏi: Làm thế nào tra cứu HDĐT?

Trả lời: Để tra cứu hóa đơn điện tử bạn vui lòng xem chi tiết tại đây nhé.

Hỏi: Đăng ký hóa đơn điện tử thực hiện như thế nào?

Trả lời: Các bước đăng ký hóa đơn điện tử bạn đã chi tiết trong bài viết. Bạn xem tại đây nhé.

Trên đây là chia sẻ của Hãng cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online khi tra cứu hóa đơn điện tử. Nếu có vấn đề nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ, bạn đọc có thể để lại bình luận bên dưới hoặc đặt câu hỏi trực tiếp vào nhóm hỗ trợ của eHoaDon Online để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất:

https://www.facebook.com/eHoaDonOnline.

Cám ơn bạn đã theo dõi.

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.