Thành lập Văn phòng đại diện là xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước trong nền kinh tế thị trường với môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay nhằm mục đích mở rộng tối đa thị trường kinh doanh và nâng cao doanh số bán hàng.

Các doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện trên một địa phương theo địa giới hành chính. Việc thành lập văn phòng đại diện phải được thực hiện theo pháp luật và hoạt động theo quy định của luật doanh nghiệp.

Câu hỏi đặt ra là: Trong quá trình kinh doanh, khi đối tác muốn kí hợp đồng làm ăn, một văn phòng đại diện hợp pháp có được xuất hóa đơn không? Hiểu rõ điều này chúng tôi thực hiện biên soạn bài viết sau đây.

Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 luật Doanh nghiệp năm 2020: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Văn phòng đại diện mang các đặc điểm như sau:

– Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

– Đặc điểm về tên của văn phòng đại diện

+ Tên VPĐD phải được viết bằng các chữ cái trongbảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

+ Tên VPĐD phải mang tên doanh nghiệp kèm theo “Văn phòng đại diện”.

+ Tên VPĐD phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.

– Về tư cách pháp nhân: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc công ty nên không có tư cách pháp nhân.

– Chức năng: Văn phòng đại diện không tự mình thực hiện các công việc kinh doanh, chỉ làm chức năng, nhiệm vụ ủy quyền các hoạt động bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.

Có thể tóm gọn lại như sau:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Văn phòng đại diện là đơn vị pháp lý trực thuộc doanh nghiệp và chỉ hoạt động thay mặt cho doanh nghiệp về mặt quản trị, với 10 chức năng chính sau:

– Thực hiện phát triển ngành nghề kinh doanh đã được cấp có thẩm quyền cấp phép trong lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành.

– Báo cáo chính quyền địa phương theo quy định của nhà nước.

– Lập báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.

– Báo cáo kết quả kinh doanh hàng năm, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở.

– Tổ chức công tác kế toán kinh tế theo nguyên tắc kế toán độc lập.

– Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo định hướng quy mô của Hội đồng quản trị.

Văn phòng đại diện có xuất hóa đơn không?

Quý bạn đọc có thể tham khảo quy định tại Điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về việc xuất hóa đơn như sau:

b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”

Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán.

Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.

Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, bán hàng, không có hoạt động thu chi vì thế sẽ không khai thế và không xuất hóa đơn.

Trên đây là một số chia sẻ của chúng tôi về giải đáp thắc mắc Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?