Sau khi ký số phát hành hóa đơn điện tử và chờ đợi cấp phát mã cơ quan thuế và số hóa đơn. Tuy nhiên đôi khi không nhận được thông tin mã cơ quan thuế và hệ thống lại trả về trạng thái hóa đơn là "Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi!".

Vấn đề là gì và đâu là cách xử lý!?

Hãy cùng xem các tình huống sau đây bạn nhé!

Trước hết cần nhắc lại là các tình huống này thường xảy ra sau khi hóa đơn được ký số và gửi đến cơ quan thuế. Và theo đó khi mà hệ thống thuế kiểm tra nếu phát hiện thông tin dữ liệu không đúng quy chuẩn sẽ trả về thông báo lỗi.

Vấn đề cụ thể của "Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi" là gì? Hãy thực hiện thao tác như sau để nhận biết lỗi cụ thể là gì:

- Ngay tại dòng hóa đơn có trạng thái là: "Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi!". Click vào biểu tượng "Xem thông tin lỗi" như hình minh họa bên dưới.

Hình minh họa: Click để xem chi tiết của "Thông tin lỗi"

- Một cửa sổ mới sẽ hiện ra hiển thị cho biết cụ thể nội dung sai sót là gì. Các tình huống sai sót về dữ liệu thường gặp có thể xảy ra như dưới đây.

Tình huống số 1: Sai định dạng dữ liệu 

HDon/DLHDon/NDHDon/NMua/MST: Định dạng không hợp lệ

Thông thường những thông tin dữ liệu bị sai quy chuẩn hay gặp phải là: Thông tin về hàng hóa từ tên sản phẩm dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, giá đơn vị có chứa ký tự đặc biệt nào đó; hoặc thông tin bên phía người mua, hoặc thông tin bên phía người bán không đúng quy chuẩn như: Mã số thuế bị thiếu hoặc dư số lượng ký tự cho phép, hoặc Mã số thuế có lẫn chứa ký tự trắng, số tài khoản ngân hàng hoặc số điện thoại dài quá quy định cho phép,...

Và đương nhiên bên cạnh thông báo lỗi đó là cơ quan thuế sẽ không chấp nhận cấp mã (đối với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

Chú ý: Trường hợp này thì việc cần làm không phải là Hủy hay Thông báo sai sót gì với cơ quan thuế cả mà là phải kiểm tra lại kỹ các thông tin mà bạn đã nhập trên hóa đơn và chỉnh lại cho đúng theo quy chuẩn?

Thực hiện 2 bước sau để xử lý:

Bước 1: Hãy kiểm tra kỹ, tìm ra nơi dữ liệu chưa đúng quy chuẩn và chỉnh lại cho đúng. 

(Ví dụ: Dữ liệu có thể không đúng chuẩn do Mã Số Thuế của đơn vị mua hàng bị sai, bị thiếu, bị dư số ký tự, chứa khoảng trắng, ký tự đặc biệt hoặc không đúng chuẩn theo quy định (trường hợp khách hàng là công ty nước ngoài nên có Mã số thuế khá đặc biệt so với chuẩn quy định của Việt Nam) hoặc thông tin diễn giải hàng hóa do quá trình nhập hoặc copy và paste/dán vào có chứa ký tự đặc biệt)

Bước 2: Ký số lại hóa đơn đã được chỉnh lại nội dung đúng với quy chuẩn đó để gửi lên cơ quan thuế xin cấp mã.

Tình huống số 2: Thông tin mã số thuế không khớp với serial đăng ký

Nguyên nhân có thể thuộc 1 trong 2 trường hợp sau:

Trường hợp 1:

Khi chọn token ký số thì bạn đã chọn nhầm nên dẫn đến chọn sai token tương ứng với mã số thuế/công ty (Có thể hiểu rằng bạn đang chọn nhầm token của công ty này để ký hóa đơn của công ty khác, hoặc công ty bạn có 2 chữ ký số nhưng chọn nhầm chữ ký số chưa có đăng ký với cơ quan thuế để ký hóa đơn, chứng từ).

-> Kiểm tra kỹ và hãy chú ý khi thực hiện ký lại hóa đơn thì hãy chọn lại cho chính xác chữ ký số đã được đăng ký để ký hóa đơn chứng từ với cơ quan thuế!

Trường hợp 2:

Bạn thay đổi, cập nhật chữ ký số nhưng chưa thông báo chữ ký số mới được cập nhật này với cơ quan thuế. Chính vì thế hệ thống của cơ quan thuế chưa nhận biết và chưa chấp thuận chữ ký số mới này. Và giờ đây thì bạn lại dùng chữ ký số này để ký số hóa đơn chứng từ.

-> Hãy thực hiện các bước sau:

1. Thông báo thay đổi thông tin tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn (Nếu tới thời điểm hiện tại vẫn chưa thực hiện);

Bài viết nên đọc: Cập nhật với cơ quan thuế sau khi doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin

2. Chờ kết quả chấp thuận của cơ quan thuế và sau đó mới có thể thực hiện được việc ký hóa đơn, chứng từ.

(Thời gian trả kết quả sớm nhất có thể thường là trong vòng 24h của ngày làm việc)

Bài viết nên đọc: Làm sao để biết kết quả phản hồi của cơ quan thuế sau khi nộp các tờ khai

Chú ý: Trường hợp bạn chọn sai chữ ký số hoặc chưa thực hiện Thông báo thay đổi thông tin tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn mà tiến hành thực hiện ký số lại sẽ rất dễ bị rơi vào tình huống số 3 dưới đây.

Tình huống số 3: Bộ MST, ký hiệu mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn không duy nhất

Tình huống này xảy ra có thể rơi vào 2 tình huống như sau:

Tình huống 3.1

Do trước đó bạn đã ký phát hành hóa đơn rồi, cơ quan thuế chưa kịp hoàn tất phiên làm việc để trả mã về cho hóa đơn này nhưng sau đó vì một lý do nào đó bạn vô tình hoặc cố gắng ký phát hành nó nữa. Nên khi thuế nhận được những lệnh kế tiếp cho cùng 1 hóa đơn này thì sẽ không thể xử lý và không biết phải trả mã về cho lệnh phát hành nào!!!

-> Bạn hãy thông báo cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp dịch vụ để nhờ họ hỗ trợ việc kiểm tra và phối hợp đối soát phiên làm việc với hệ thống thuế để thực hiện lấy Mã của cơ quan thuế cho hóa đơn này về.

Tình huống 3.2

Tình huống này thường xảy ra do bạn cố gắng ký lại hóa đơn mà trước đó đã chọn sai chữ ký số để ký. Để bảo đảm tờ hóa đơn được ký bởi chủ thể phát hành hợp pháp, cơ quan thuế đã khóa lại tờ hóa đơn này và không chấp nhận nó là hóa đơn/chứng từ đủ điều kiện để được cấp mã. Với tình huống này bạn đừng cố gắng gửi lại vì thuế sẽ không chấp nhận cấp mã dù bạn có thực hiện lại việc ký số và gửi đến cơ quan thuế bao nhiêu lần đi nữa.

Bộ MST, ký hiệu mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn không duy nhất này: Tờ hóa đơn này đã tồn tại trên hệ thống cơ quan thuế và không được chấp nhận cấp mã nên nó không có giá trị pháp lý và không có giá trị để ghi nhận doanh thu, chi phí cũng như thuế. 

-> Bạn hãy tạo tờ hóa đơn mới hoàn toàn và thực hiện ký số để được cấp mã và số hóa đơn mới như thường lệ bạn nhé!

Tình huống số 4: Không có thông tin về lỗi nào cả khi xem Lịch sử giao dịch gửi nhận hóa đơn

Tình huống này thường xảy ra do hệ thống truyền - nhận thông tin của cơ quan Thuế đang bị nghẽn nên chưa nhận được hoặc trả về thông tin hồi đáp.

-> Hãy chọn lại hóa đơn và nhấn nút Phát hành hóa đơn để thực hiện ký số và phát hành lại hóa đơn.

Tình huống số 5: Bị lỗi từ TVAN

Tình huống này thường liên quan đến hệ thống đường truyền internet, nên gói tin truyền đi bị gián đoạn.

-> Với tình huống "Bị lỗi từ TVAN" này, bạn hãy thực hiện lệnh Gửi lại hóa đơn đến cơ quan Thuế như minh họa dưới đây.

Tình huống số 6: Lỗi trạng thái mst

Tình huống này thường xảy ra do MST của Bên phát hành hóa đơn/NNT đang rơi vào tình trạng bị đóng. Trong trường hợp này bạn không thể làm gì khác ngoài việc phải liên hệ với cơ quan thuế giải quyết để được mở lại MST

Bài viết nên đọc: Doanh nghiệp bị đóng Mã số thuế (MST) và cách xử lý 

Tình huống khác có liên quan đến việc không phát hành được hóa đơn: "Đang trong hàng đợi xử lý của máy chủ ký số..."

Đó là tình huống sau khi hóa đơn được ký số và gửi đến cơ quan thuế; sau 1 khoảng thời gian khá lâu (thường trên 10 phút) nhưng trạng thái của hóa đơn không phải là "Đã phát hành", cũng không phải là "Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi" mà vẫn cứ ở trạng thái là "Đang trong hàng đợi xử lý của máy chủ ký số..."

Nguyên nhân: Có thể do đường truyền đang bị tắt ngẽn tạm thời hoặc bạn hệ thống máy tính của bạn chưa nạp được chữ ký số. Hãy thực hiện các bước sau:

-> Hãy kiểm tra xem token ký số đã thực sự đã được gắn vào máy tính chưa? Tốt nhất bạn hãy rút token ký số ra và ghim lại để bảo đảm máy tính đã nhận biết và đọc được token.

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.