Sau khi phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế thì điều bạn cần sau đó là nhận được Mã cơ quan thuế trả về cho các hóa đơn. Tuy nhiên đôi khi không có Mã cơ quan thuế được trả về và chỉ nhận thấy thông báo lỗi ở trạng thái hóa đơn. Đại loại như: "Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi!"; "Không đủ điều kiện cấp mã. Khóa lại hóa đơn!",...

Xác định được nguyên nhân cụ thể khi nhận được thông báo "Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi" nói riêng và các thông báo lỗi nói chung sẽ giúp nhanh chóng chỉnh sửa thông tin bị lỗi và phát hành lại hóa đơn.

Trường hợp nhận được thông báo "Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi" xảy ra sau khi hóa đơn được ký số và gửi đến cơ quan thuế. Khi mà hệ thống thuế kiểm tra nếu phát hiện thông tin dữ liệu không đúng quy chuẩn sẽ trả về thông báo lỗi.

Hình 1: Trạng thái hóa đơn là: "Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi!"

Thực hiện thao tác như sau để nhận biết lỗi cụ thể là gì:

- Ngay tại dòng hóa đơn có trạng thái là: "Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi!". Click vào biểu tượng "Xem thông tin lỗi" như hình minh họa bên dưới.

Hình 2: Click để xem chi tiết của "Thông tin lỗi"

- Một cửa sổ mới sẽ hiện ra hiển thị cho biết cụ thể nội dung sai sót là gì. Ví dụ như bên hình 3 dưới đây.

Thông thường những thông tin dữ liệu bị sai quy chuẩn hay gặp phải là: Thông tin về hàng hóa từ tên sản phẩm dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, giá đơn vị có chứa ký tự đặc biệt nào đó; hoặc thông tin bên phía người mua, hoặc thông tin bên phía người bán không đúng quy chuẩn như: Mã số thuế bị thiếu hoặc dư số lượng ký tự cho phép, hoặc Mã số thuế có lẫn chứa ký tự trắng, số tài khoản ngân hàng hoặc số điện thoại dài quá quy định cho phép,... 

Hình 3: Thông tin các trường dữ liệu hóa đơn có thể chứa lỗi 

Và đương nhiên bên cạnh thông báo lỗi đó là cơ quan thuế sẽ không chấp nhận cấp mã (đối với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

Chú ý: Trường hợp này thì việc cần làm không phải là Hủy hay Thông báo sai sót gì với cơ quan thuế cả mà là phải kiểm tra lại kỹ các thông tin mà bạn đã nhập trên hóa đơn và chỉnh lại cho đúng theo quy chuẩn?

Thực hiện 2 bước sau để xử lý:

Bước 1: Hãy kiểm tra kỹ, tìm ra nơi dữ liệu chưa đúng quy chuẩn và chỉnh lại cho đúng. 

(Ví dụ: Dữ liệu có thể không đúng chuẩn do Mã Số Thuế của đơn vị mua hàng bị sai, bị thiếu, bị dư số ký tự, chứa khoảng trắng, ký tự đặc biệt hoặc không đúng chuẩn theo quy định (trường hợp khách hàng là công ty nước ngoài nên có Mã số thuế khá đặc biệt so với chuẩn quy định của Việt Nam) hoặc thông tin diễn giải hàng hóa do quá trình nhập hoặc copy và paste/dán vào có chứa ký tự đặc biệt)

Bước 2: Ký số lại hóa đơn đã được chỉnh lại nội dung đúng với quy chuẩn đó để gửi lên cơ quan thuế xin cấp mã.

Tương như như vậy, bạn nên tham khảo các trường hợp lỗi khác có thể gặp phải được thống kê ở đây để biết cách xử lý tương ứng.

Một điều thật tuyệt vời là eHoaDon Online còn hiển thị các thông báo chỉ dẫn một cách tường minh ngay tại hóa đơn bị lỗi. Bạn chỉ cần click vào dấu thông báo  ngay tại hóa đơn để có được thông tin này.

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.