Cho dù bạn là một shop kinh doanh quần áo, hàng tạp hóa, đặc sản hay mặt hàng gì, bạn vẫn có lúc phải kiểm kho hàng. Trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho kho không thể tránh khỏi những sai sót, gây thất thoát hàng hóa. Cùng điểm mặt 10 sai lầm phổ biến nhất khi kiểm kê kho, từ đó xây dựng quy trình kiểm hàng tồn kho hiệu quả nhé!

10 sai lầm thường gặp khi kiểm kê hàng tồn kho

Một trong những cách quản lý kho hàng hiệu quả là phải kiểm kho định kì. Trong quá trình kiểm kê kho, bạn cần phải xác định số lượng mỗi loại sản phẩm tồn kho (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Dưới đây là 10 sai lầm phổ biến khi kiểm kho:

1. Không chuẩn bị không gian kho hàng

Nhìn chung, đây là sai lầm phổ biến nhất của tất cả các kho hàng. Việc chuẩn bị không gian kho hàng, sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học là công tác quan trọng để chuẩn bị kiểm kê hàng tồn kho.

Một số câu hỏi để bạn có thể tự đặt ra để chuẩn bị tốt cho việc kiểm kê hàng tồn kho bao gồm:

+ Sản phẩm có giá chính xác không?

+ Các kệ hàng và giá đỡ đã được sắp xếp ngăn nắp chưa?

+ Các sản phẩm có dễ lấy ra và dễ kiểm kê không?

+ Có sản phẩm nào bị khuất tầm nhìn không?

Một dấu hiệu khác của việc chuẩn bị không cẩn thận là không có bản đồ mặt sàn hoặc nhà kho trong đó thể hiện các khu vực sẽ thực hiện kiểm kê và thứ tự kiểm kho. Mặc dù nghe có vẻ đơn giản, nhưng bước chuẩn bị nhỏ này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian kiểm kê hàng tồn kho.

Chuẩn bị không gian kho hàng trước khi kiểm kê hàng tồn kho giúp tiết kiệm thời gian.

2. Không chuẩn bị nhân sự kiểm kê kho

Bên cạnh việc chuẩn bị không gian kho hàng, bạn cũng cần có kế hoạch về nhân sự sẽ thực hiện kiểm kê hàng tồn kho. Nếu nhân viên (hoặc dịch vụ thuê ngoài) chịu trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho không được đào tạo kỹ càng cũng như làm rõ nhiệm vụ thì việc kiểm hàng của bạn sẽ không được chính xác.

Một sai lầm phổ biến nữa là người quản lý cùng kiểm kê cùng nhân viên hoặc dịch vụ thuê ngoài với ý nghĩ rằng bạn sẽ hỗ trợ được công việc kiểm kê kho nhanh và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, người quản lý cửa hàng chỉ nên giám sát quá trình kiểm kê kho, đảm bảo nhân viên thực hiện đúng quy trình kiểm kê hàng tồn kho.

10 sai lầm thường gặp nhất khi kiểm kê hàng tồn kho

3. Không xác minh kiểm kê ban đầu

Bạn cần giám sát quá trình kiểm kê hàng tồn kho và nhân viên kiểm kê kho ít nhất một tiếng đồng hồ để xem xét các lỗi, nghi vấn hoặc các vấn đề có thể ảnh hưởng đến việc kiểm kê. Biện pháp phòng ngừa đơn giản này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian kiểm kê lại và thất thoát tiền bạc.

4. Không chuẩn bị cho việc tiêu hủy hàng tồn kho

Đối với những nhà bán lẻ có thực hiện tiêu hủy hàng tồn kho cần thiết lập chính xác một ngày tiêu hủy bỏ rõ ràng cho việc di chuyển hàng tồn kho. Bất kỳ tài liệu nào liên quan đến việc chuyển giao hoặc vận chuyển hàng tồn kho nên được giữ kín, giải quyết trước khi kiểm kê hàng tồn kho và sẵn sàng cho quá trình đối chiếu sau đó.

5. Không giải quyết lỗi trong quá trình kiểm kê

Các lỗi, cho dù bắt nguồn từ người kiểm kê, sản phẩm hoặc phương pháp kiểm kê, đều phải được giải quyết trước khi đưa ra kết quả cuối cùng của quá trình kiểm kê, ngay cả các lỗi nhỏ không đáng kể. Bất kỳ sự khác biệt nào trong báo cáo kiểm kê so với thực tế đều có khả năng gây tổn thất hàng triệu đồng nếu không được xử lý triệt để ngay từ đầu,…

10 sai lầm thường gặp nhất khi kiểm kê hàng tồn kho

6. Phụ thuộc quá nhiều vào dịch vụ thuê ngoài

Đối với những nhà bán lẻ dựa vào dịch vụ thuê ngoài để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho, lời khuyên là bạn nên chuẩn bị như khi bạn tự kiểm kê hàng tồn kho với các nhân viên của mình.

Ví dụ, hãy nhớ nói với dịch vụ thuê ngoài của bạn về việc xác nhận các chi tiết về hậu cần, thủ tục cho trường hợp đặc biệt, giải quyết lỗi và nhiều điều khác nữa trước khi kiểm kê.

Đây cũng là thời điểm để xem xét những thay đổi trong các thủ tục kiểm kê hàng tồn kho của bạn kể từ lần kiểm kê gần nhất với dịch vụ thuê ngoài đó. Vì bạn là người quen thuộc nhất với sản phẩm và cách bố trí, dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho sẽ dễ làm việc và kiểm kê kho nhanh chóng hơn với sự hướng dẫn đó của bạn.

7. Không kiểm soát môi trường kiểm kê hàng tồn kho

Mặc dù hầu hết chúng ta muốn thực hiện kiểm kê hàng tồn kho khi cửa hàng đã thực sự đóng cửa, nhưng không phải lúc nào cũng luôn như vậy. Trong trường hợp phải thực hiện kiểm kê hàng tồn kho khi cửa hàng đang mở cửa, người quản lý nên tính toán cả những mặt hàng chưa được kiểm kê và đã được bán.

8. Không có cơ chế kiểm soát và bảo vệ các túi xách cá nhân

Thủ tục thông thường này nên được thực hiện trong kiểm kê hàng tồn kho, không có trường hợp ngoại lệ. Tất cả các túi xách cá nhân, cho dù là đồ dùng của nhân viên nội bộ hoặc nhân viên kiểm kê thuê ngoài, nên được đặt ở một vị trí trung tâm, có thể nhìn thấy và cần được bảo vệ bởi người quản lý trước khi rời khỏi kho hay cửa hàng.

Không nên cho phép mang theo túi xách cá nhân trong quá trình tiếp cận kho và kiểm kho.

9. Không kiểm kê chi tiết các phiên bản sản phẩm

Việc này nghe thì có vẻ nhỏ bé nhưng thực sự nó có thể gây ra những thiệt hại không hề nhỏ cho cửa hàng. Ví dụ đơn giản như thế này cho bạn dễ hình dung, 1 mẫu áo có 3 size S, M, L. Thay vì thống kê số lượng theo từng size số như size S: 5 chiếc, size M: 10 chiếc, size L: 5 chiếc thì nhân viên kiểm kho lại chỉ đếm tổng 20 chiếc áo đó.

Điều này sẽ khiến bạn gặp khó khăn sau này khi nhập hàng, bạn sẽ không biết nên nhập thêm size nào, dẫn đến phải kiểm kê lại sản phẩm đó, gây mất thời gian, công sức.

10. Không xử lý những mặt hàng tồn kho không rõ ràng

Điều cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, việc giải quyết hàng tồn kho không rõ ràng nên được thực hiện trước khi kiểm kê kho và cần được thông báo cho người kiểm kê trong quá trình thực hiện. Với các mặt hàng này, bạn nên sắp xếp chúng vào 1 khu vực riêng và chỉ định một người kiểm kê chịu trách nhiệm về các mặt hàng ở đó.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả cho các shop bán lẻ

Kiểm kê hàng tồn kho thực sự là việc nên làm hàng ngày, không phải là quá trình chỉ xảy ra một hoặc hai lần trong năm. Hãy chuẩn bị bằng cách giữ cho cửa hàng luôn được sắp xếp gọn gàng, tiến hành các kỹ thuật kiểm kê phù hợp và thiết lập một quy trình quản lý kho hiệu quả.

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho cần đơn giản, dễ thực hiện kể cả khi bạn thuê dịch vụ kiểm kê ngoài hay sử dụng nhân sự nội bộ. Quy trình kiểm kho nên được xem lại trước mỗi lần kiểm kê để đảm bảo rằng nó vẫn còn phù hợp với tình hình cửa hàng hiện tại.

Để đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra trơn tru, hãy nói rõ với những người tiến hành về các nhiệm vụ trước khi bắt đầu kiểm kê. Một lưu ý nữa là bạn nên đi kiểm tra toàn bộ cửa hàng trước khi kết thúc mỗi lần kiểm kê.

Sử dụng phần mềm để kiểm kê kho

Đặc biệt, sử dụng phần mềm quản lý kho giúp cho việc kiểm kê hàng tồn diễn ra nhanh gọn lẹ và suôn sẻ hơn rất nhiều. Với sự hỗ trợ của 1 máy quét mã vạch, bạn chỉ cần quét mã trên sản phẩm để kiểm đối soát số lượng thực tế trong kho và trong hệ thống.

Số lượng này sẽ được update lên phần mềm, bạn có thể thực hiện cân bằng kho để số lượng tồn kho trên phần mềm được cập nhật theo thực tế. Với các mặt hàng bị thất thoát, nhân viên có thể ghi chú lại lý do dẫn đến chênh lệch kho, giúp người dễ dàng nắm bắt được các nguyên nhân gây ra thất thoát hàng hóa.

Sử dụng phần mềm giúp kiểm hàng tồn nhanh chóng

Trên đây là những sai lầm phổ biến trong kiểm kê kho và quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả cho các shop bán lẻ. Hãy áp dụng cho cửa hàng của mình và kiểm tra hiệu quả ngay nhé!

Bạn chưa có phần mềm quản lý kho thì cũng đừng lo, Bee Accounting tặng bạn 60 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí để trải nghiệm tình năng kiểm kê hàng tồn kho và toàn bộ các tính năng khác có trên Bee Accounting. Ngại gì mà không đăng ký ngay hôm nay!