Lập hóa đơn có sai sót sau đó đã lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh tuy nhiên sau khi lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh thì lại phát hiện hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh đã lập đó vẫn có sai sót. Với tình huống này thì nên xử lý như thế nào cho đúng quy định.

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót được quy định như thế nào?

Căn cứ vào Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định như sau:

"Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót

1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”

Ngoài ra tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định như sau:

“Điều 7. Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

...

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;”

Như vậy, trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó đã lập hóa đơn thay thế tuy nhiên hóa đơn thay thế sau khi lập vẫn có sai sót thì trường hợp này tiếp tục lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn thay thế đã lập lần đầu/thay thế gần nhất; Không thực hiện hủy hóa đơn thay thế đã lập và lập lại hóa đơn thay thế cho hóa đơn gốc.

Tương tự, trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó đã lập hóa đơn điều chỉnh tuy nhiên hóa đơn điều chỉnh sau khi lập vẫn có sai sót thì trường hợp này tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc; Không thực hiện hủy hóa đơn điều chỉnh đã lập.

Một chia sẻ khác: Nếu xét kỹ thì trường hợp điều chỉnh không hoàn toàn giống như thay thế, bởi với trường hợp hóa đơn thay thế thì làm cho hóa đơn bị thay thế mất hiệu lực như một chứng từ có giá trị thanh toán mà chỉ còn là chứng từ để đối chiếu nhằm làm rõ thông tin mà thôi. (Và rõ ràng một khi hóa đơn đã bị thay thế đi mất rồi thì còn đâu nữa để mà tiếp tục thay thế nó!!!). Còn hóa đơn điều chỉnh là nhằm mục đích để cho các hóa đơn bị điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh tổng hợp lại để có được thông tin chung chính xác theo yêu cầu. Chính vì thế việc thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh cho hóa đơn thì chúng ta thực hiện điều chỉnh trên hóa đơn gốc (lựa chọn ưu tiên) hay cho hóa đơn điều chỉnh liền trước đó đều có thể là giải pháp hợp lý (*)

(*: Cần theo sát chính sách cập nhật mới nhất của cơ quan Thuế).

Bài viết liên quan rất quan trọng mà bạn nên đọc: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót như thế nào theo Nghị định 123?

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.